Carta de Resposta à Auditoria

Objetivo

Gerar de maneira automatizada modelo de carta de resposta para auditoria, com colheita de assinatura eletrônica dos signatários e envio automático por e-mail.

Essa carta de resposta pode ser gerada de maneira avulsa ou dentro de uma esteira de auditoria iniciada pela empresa, se ela também é usuária da Looplex. O conteúdo das respostas são logados nos casos respectivos.

Nosso cliente

Essa solução se aplica para todos os usuários advogados que precisam elaborar e enviar cartas de resposta à auditores independentes sobre disputas em andamento de clientes nas quais foram identificadas obrigações contingentes que podem ser estimadas e avaliadas.

A carta pode ser gerada tanto pelos advogados internos de um departamento jurídico de empresa que utiliza Looplex, quanto por escritórios e assessores jurídicos que atuam como advogados externos de empresa ou entidade que são seus clientes.

Desafios

Empresa rotineiramente precisam ser auditadas, entre outras coisas para validação de conformidade de suas operações ou declarações financeiras.

A “carta de circularização” é o documento por meio do qual a equipe de auditoria faz contato com terceiros, que são fontes de informações externas à entidade, para que atualizem informações ou confirmem a ocorrência de fatos contábeis e seus respectivos saldos.

Os advogados que representam diretamente o cliente em uma disputa, ou que supervisionam o caso, são as pessoas que devem ser procuradas para responder sobre a existência de obrigações contingentes que possam resultar em provisionamento, oferecendo sempre que possível sua estimativa sobre o risco de perda ou desembolso.

Para desincumbir-se da tarefa, esses advogados precisam receber, pesquisar seus registros relativos a obrigações contingentes da operação e elaborar uma resposta consistente e com os elementos necessários para o auditor, seja ele interno ou externo.

Por outro lado, há um interesse e dever legal dos advogados em proteger a confidencialidade da sua assessoria e as comunicações advogado-cliente.

Um procedimento de auditoria que exija que os clientes deem o seu consentimento e autorizem seus advogados a responderem sem limitações a questionamentos e a divulgar informações aos auditores sobre assuntos que tenham sido comunicados confidencialmente é potencialmente destrutiva para a comunicação livre e aberta entre advogado e cliente; isso inevitavelmente desencorajaria a administração de uma empresa de discutir potenciais problemas jurídicos com o advogado, por medo de que tal discussão pudesse se tornar pública e precipitar uma perda ou possível responsabilidade da empresa que, de outra forma, nunca se materializaria.

Para oferecer uma solução prática e geral para esse importante serviço jurídico, era necessário disponibilizar uma solução automatizada que oferecesse um balanço entre esses dois elementos, sem se descuidar das salvaguardas para limitação de responsabilidade dos subscritores.

Solução

O template, gera um texto genérico capaz de responder à modelos de cartas circularização de auditoria padrão destinadas aos assessores jurídicos do cliente, bem como a cartas de circularização geradas automaticamente pela plataforma Looplex.

1. Modelo de resposta

A estrutura do documento é baseada, com as necessárias adaptações para as peculiaridades e regras locais do Brasil, no Statement of Policy Regarding Lawyers’ Responses to Auditors’ Requests for Information criado pela American Bar Association (ABA).

Para sua geração, o template leva em consideração os seguintes dados constantes dos seus casos ativos geridos no Looplex Cases:

• Quais são os objetos das disputas? (obrigações contingentes dos pedidos e alegações relacionadas)

• O risco por objeto ou pedido é remoto, possível ou provável?

• A experiência dos advogados subscritores e/ou as decisões judiciais com relação a cada pedido estimado nortearam a classificação na questão anterior?¹

• Quais são os valores por obrigação pedidos (pretensão)? Independentemente dos valores declarados dos pedidos da contraparte, os advogados conseguem estimar com suficiente segurança um valor nesse momento?²

2. Conteúdo da carta de resposta

O corpo do documento usualmente contém os seguintes parágrafos:

Autorização do cliente para responder. Para que o advogado possa encaminhar a resposta para o auditor, ele precisa ter recebido previamente uma mensagem do seu cliente expressamente autorizado o compartilhamento de informações a respeito dos casos sob seus cuidados. Se o cliente estiver organizado na Looplex como um “Grupo”, a resposta pode ser estendida para cobrir os casos de todas as entidades do grupo. No momento do cadastro, o usuário deve indicar quais entidades abarcadas pela resposta.

Limitação do escopo da resposta. O escopo da resposta é limitado aos aspectos exclusivamente jurídicos de casos em que os subscritores tenham atuado como advogados em alguma capacidade. Se os subscritores da resposta não forem os responsáveis ou os supervisores dos responsáveis, considere não incluir na lista casos que deveriam ser respondidos por outros advogados.

Apenas itens materialmente relevantes. Como no Brasil temos litígios em escala massificada, pode ser que a cata de circularização tenha limitado o pedido de resposta apenas a disputas acima de um certo valor, ou pode ser que o usuário entenda que faz sentido aglutinar casos menores blocos gerais nas explicações. Além disso, nesse ponto os subscritores ressalvam que somente serão relacionados casos que estivessem ativos na data de corte indicada (normalmente término do período contábil indicado) e que tenham obrigações contingentes materialmente relevantes, ou seja, que não de tratam de passivos contingentes, por exemplo por impossibilidade de estimação.

Obrigações contingentes e contingências indefinidas. Neste parágrafo e no próximo o documento também limita o que está sendo apresentado nessa resposta: apenas casos em que há uma disputa instaurada que contém obrigações contingentes identificadas (por exemplos pedidos com valor previstos definidos) nos quais os clientes são potenciais devedores dessas obrigações, e cuja perspectiva de risco de perda ou desembolo seja possível de ser estimada pelos advogados.

Em atualizações futuras poderá ser incluído a opção de se adicionar também contratos potenciais litígios nos quais há perspectiva de materialização de uma obrigação contingente (por exemplo uma fiança, ou uma potencial responsabilização civil por danos). Verifique no momento da sua geração se essa funcionalidade já está disponível e se interessa adicionar revelações sobre esses casos.

Se você quiser gerar um report para seu cliente adicionando não apenas obrigações contingentes, mas também ativos contingentes (ou seja, ganhos potenciais), considere utilizar outro template de carta de resposta de auditoria, ou adaptar esse documento antes do seu envio.

Dependendo das escolhas feitas antes do comando para gerar a carta de resposta, o sistema indicará nessa parte os elementos que foram selecionados para impressão. Lembrando-se sempre que o sistema interpreta que os valores indicados para cada caso na Looplex deveriam ser:

• *Valor previsto – valor econômico da obrigação em disputa. Pode ser um valor médio, mas normalmente espera-se que ele reflita o valor máximo estimado. *

• *Valor de contingência – estimativa de valores mínimos esperados para o caso, como uma função de percentual de valor previsto, que pode mudar dependendo da avaliação de risco aplicada. *

• *Valor da causa (ou “valor declarado”) – valores atribuídos pela parte requerente na disputa. Pode ou não refletir efetivo o valor previsto estimado pelos advogados do caso. *

Limitação de respostas. Aqui os subscritores elencam todos os casos encontrados, sujeitos às ressalvas feitas no documento. O sistema constrói uma lista dos casos ou declara que não há qualquer caso dentro dos parâmetros da solicitação. O detalhamento dos casos vem como um anexo, que é basicamente o relatório da ficha de casos com alguns parâmetros de filtro já aplicados.

Valores em aberto de honorários. Será questionado se há valores de honorários em aberto devidos para os casos mencionados. Essa resposta pode ser fornecida tanto se os subscritores forem diretores ou membros do departamento jurídico de uma empresa, como se forem advogados externos responsáveis pelo caso, pois é uma declaração “até onde temos conhecimento”.

Sem liberação de sigilo cliente-advogado. Uma ressalva é adicionada nesse ponto para dizer que nada além das informações mínimas que o auditor precisa pode ser utilizado, que isso não deve ser interpretado como renúncia ao direito de sigilo cliente-advogado.

Uso limitado da resposta. Pode haver casos em que a parte receptora é ou pode se tornar parte adversa em litígio com a parte divulgadora. Para esses casos, a linguagem desse parágrafo destina-se a reforçar a restrição pela parte divulgadora de que o destinatário está posteriormente impedido de usar essa divulgação como base para afirmar que o dever de confidencialidade fora renunciado. Assim, como regra padrão, é imposto uma limitação para o uso do conteúdo da carta resposta apenas para informar o auditor do que ele precisa saber naquele contexto.

Você também pode editar os elementos de estilo usando as configurações gerais da sua organização, para que o documento fique com a sua cara:

3. Anexos à carta de resposta

O sistema gerará e anexará à carta resposta as fichas de casos das entidades selecionadas.

Esse anexo pode ser no próprio arquivo da carta, com as fichas dos casos e subcasos gerada em documento Word, como também pode ser gerada em Excel utilizando-se o gerador de relatórios. Você pode associar essa carta de resposta a um template pré-configurado desses relatórios, que já conterão os elementos escolhidos pela sua organização para um formato de resposta-padrão.

Dependendo da situação, você pode selecionar um grupo de casos para ser gerado em Word e outro grupo de casos em Excel. Cenários assim podem ocorrer, por exemplo, se você quiser aglutinar as respostas de casos menores em uma planilha Excel, ao mesmo tempo em que quer mostrar os casos mais relevantes em fichas de caso individuais; ou ainda se quiser destacar elementos diferentes em cada bloco de relatórios.

4. Fluxo de trabalhos associados

Uma vez gerada a carta, você pode enviar automaticamente para assinatura digital de todos os subscritores para o seu sistema conectado na plataforma Looplex (DucuSign, ClickSign e outros, veja em integrações).

Ressalvas

Essa carta de resposta é, como qualquer outro documento gerado automaticamente pela Looplex, apenas um modelo de referência. Nunca deixe de aplicar seu próprio julgamento e conhecimento para verificar se há alguma inconsistência ou ajuste que precisa ser feito.

A despeito do template conter versão em outras línguas (atualmente inglês en-US), mantenha em mente que os elementos do modelo sugerido foram feitos pensando na legislação e regulamento brasileiro. Por exemplo, o conceito de “direction” ou “supervision”, bem como as obrigações de reportar violações materiais que poderiam resultar em obrigações contingentes mesmo antes da existência de algum litígio, são elementos que poderiam ser obrigatórios nos EUA de acordo com a legislação da Sarbanes-Oxley (SOX §307), mas poderiam não ser de acordo com a legislação brasileira. Faça sempre uma avaliação discricionária do que está sendo gerado!