Playbooks Jurídicos

Playbooks: governança jurídica do seu negócio

Playbooks são um tipo de manual no qual são registrados o setup de políticas, posições e estratégias de uma organização relacionados à operacionalização da dimensão jurídica de suas atividades.

Atualmente esse tipo de documentação está representado nas empresas e escritórios na forma de manuais, guias, políticas, circulares ou orientações em formato de texto não estruturado.

Qualquer que seja o nome, o propósito é o mesmo: documentar as regras de governança jurídica de uma empresa, mas com a grande desvantagem de depender de advogados, paralegais e outros profissionais para sua leitura, interpretação, execução e auditoria, e só com muito esforço e constante energia não viram letra morta por completo.

Mas há uma maneira diferente e melhor de gerir as políticas e organizar as carteiras de contratos e disputas, bem como de executar etapas de rotina e entregar para toda a organização serviços jurídicos de maneira transparente e quase sem nenhum atrito operacional. Surgem os Playbooks Digitais.

Assim, em vez de criar Templates de Documentos, Fluxos ou Dashboards “caso a caso”, a organização pode padronizar suas políticas em um tipo de documento inteligente chamado Playbook Digital.

Os Playbooks funcionam como o local onde uma organização faz todo o setup do ciclo de gestão de conhecimento e governança jurídica de uma determinada dimensão da operação, como gestão de fornecedores, relacionamento contratual com clientes, gestão operacional e jurídica de carteiras contenciosas, entre outros.

A partir daí, as políticas e regras da organização também passam a ser executadas e auditadas para atendimento de conformidade de maneira automatizada; em vez de Software as a Service (SaaS), advogados podem implementar uma solução de Legal as a Service (LaaS).

O Playbook Digital é um tipo de documento inteligente especialmente criado como um setup que estabelece e automatiza a execução das regras de conformidade regulatória e gestão de risco para os serviços jurídicos que são automatizados pela plataforma Looplex.

Elementos do Playbook

O Playbook Digital é basicamente dividido nos seguintes blocos de conteúdo:

Habilitação – definições sobre “condições de ação” e com quem a organização pode se engajar no contexto de uma operação ou atividade empresarial, tanto no onboarding como durante toda a vigência do engajamento;

Conteúdo (jurídico) – definição das regras mínimas e detalhes da operação (objeto, valores, datas), conformidade (dimensões tratamento de dados, reporting, teses e interpretações admissíveis em caso de disputa, regras anticorrupção etc.), garantias e regras ancilares (foro, severability, notificações etc.), regras de resolução ou cancelamento; o que está aberto para flexibilização ou negociação e quais cenários de engajamento, checklist para construção ou avaliação de conteúdo externo (o que precisar ter o que não pode ter). Se disputa, quais são as alegações ou a sua defesa para obrigações contingentes

Conteúdo de suporte – quais são os argumentos, citações, anexos de contrato e outros elementos de informação que esclarecem, complementam ou detalham os elementos centrais de conteúdo, como um detalhamento de SOW (Scope Of Work), um combo de jurisprudências, citações legais ou doutrinárias, uma tabela de preços anexa etc.

Fluxos (processos de negócio) – quais são as etapas obrigatórias ou condicionais do ciclo de vida do documento ou caso, quais são os critérios para roteamento e alocação de tarefas, regras de revisão, controladoria jurídica e SLA de prazos.

Análises e Monitoramento – definição de quais são as avaliações e agregações (visuais ou tabulares) para medição de performance, conformidade e otimização de carteiras de contratos ou disputas.